公司組織結構

 

1. ZJX 組織結構
本公司的組織結構如下，它表明了各級部門之間的相互關系：

圖一   公司組織機構圖
2. 職責與權限
2.1 公正性委員會（管理委員會）：
1) 在公司進行風險評估過程中，就影響公正性的事宜提出意見；
2) 協助制定與認證活動公正性有關的政策，并監督實施。同時參與審查其他有關影響 ZJX 公正性的
重大事項；
3) 根據需要提出組建專門委員會完成特定的項目；
4) 有權阻止公司有任何傾向使商業因素或其他因素妨礙公司一致地提供客觀的認證活動；
5) 有權對影響認證可信度的事宜（包括公開性和公眾認識）提出建議；
6) 監督有關申訴、投訴和爭議事項的處理；
7) 至少每年對公司的審核、認證和決定過程的公正性進行一次審查，并聽取公司的年終匯報。
2.2 總經理
1) 決定本公司的經營方針并組織實施；
2) 負責本公司的財務運作和管理；
3) 對本公司實施全面管理，行使職權范圍內的人員聘任、考核，確保開展認證所需的人力和財力資
源；
4) 制定本公司管理方針和管理目標，批準質量手冊；
5) 任命本公司管理者代表；主持管理評審工作；
6) 決定本公司認證的批準（包括授予認證、保持、擴大或縮小認證范圍、更新、暫停、恢復或撤銷
認證）；
7) 在需要時授權技術部或小組或個人代表總經理開展規定的活動；
8) 向公司公正性委員會提供所有與認證有關的信息，包括所有重大決定和活動的理由以及負責特定
活動人員的選擇，使它能確保恰當地、公正地進行認證；
9) 處理本公司和公正性委員會交辦的其它事項。
2.3 管理者代表
1) 按照相關標準和規范等文件的規定建立、實施和保持管理體系；
2) 負責本公司內部管理體系審核的組織和實施；
3) 向總經理報告管理體系運行情況，以供管理評審和持續改進；
4) 經總經理授權代表本公司與認可機構聯系認可評審工作。
2.4 副總經理
1) 協助總經理工作，向總經理直接負責；
2) 負責分管部門的領導工作。
2.5 技術部
1) 根據各部門提供需求，考慮政策導向并匯總信息，研究確定新認可項目開發方案并組織實施；對
已認可項目針對認可要求在實踐中的具體操作進行課題研發；
2) 負責認可申請文件的編制與上報；
3) 負責專業范圍認可的組織與上報及專業保持情況的跟蹤；
4) 負責手冊、程序文件的編制和修改；體系內作業文件及管理記錄的審核；組織編制專業審核指導
書；
5) 負責法律、法規、標準的收集、維護更新，并傳遞至使用部門；
6) 組織有關認證認可法規及規范要求、研發項目的培訓；
7) 組織認證評定和專業評定工作，并解決評定中的問題及認證審核中的技術問題，向相關部門及時
傳遞信息；
8) 負責審核實施后因申請或獲證客戶不符合未及時關閉而導致的暫停、撤消和不予注冊的辦理；
9) 負責協助管理層組織實施內審、管理評審；
10) 負責各種渠道發現的不符合項整改的組織工作及監督跟蹤糾正措施的實施情況。
2.6 運營部
2.6.1 認證申請評審管理
1) 負責申請、合同評審工作；
2) 負責獲證組織轉機構的信息上報及確認工作；
3) 負責本公司合同專用章的保管和使用。
2.6.2 認證審核方案管理
1) 負責審核方案的編制、審核、發放及計調工作；
2) 負責審核人員在審核過程中審核行為公正性、有效性的管理工作,并將審核員管理的信息傳遞相
關部門；
3) 負責審核實施過程的監控，并對審核過程中的爭議進行處理；
4) 負責提出審核技巧、審核一致性、有效性的研討和培訓需求；
5) 負責審核文件與資料的管理與發放；
6) 負責獲證組織資格的保持、擴大/縮小、暫停、恢復、撤消、注銷等事宜與獲證組織進行溝通確
認，并負責將相關信息進行傳遞；
7) 協助財務部對認證有關費用的收繳工作；
8) 負責本公司審核專用章的保管和使用。
9) 負責參與本部門職責相關的文件資料（包括作業指導書）和管理記錄的編制、修改和保管；
2.6.3 客戶服務
1) 負責制定市場發展規劃；
2) 負責認證市場的調研、開發和公開文件的發放；
3) 負責認證市場的宣傳、策劃與指導；
4) 負責市場開發人員培訓的策劃與實施；
5) 負責為市場開發人員提供技術支持和服務，解決疑難問題，并對市場開發過程中的公正性進行
監控；
6) 協助財務部對認證有關費用的收繳工作；
7) 負責實施客戶服務滿意度抽查工作, 負責客戶滿意度信息收集、分析、測算與反饋；
8) 負責投訴、申訴和爭議的信息收集與處理，及時報告管理者代表和總經理；
9) 負責客戶服務的策劃與實施，如證書發票等材料的郵寄；
10) 負責與獲證客戶確認監督審核適宜；
11) 負責與獲證組織就再認證事宜進行溝通，并簽署再認證合同；
12) 負責就認證要求的變更事宜與組織進行溝通；
13) 負責自有客戶服務的策劃與實施，與申請認證的組織保持聯系，終身跟蹤服務直至組織提出終
止合同關系，并負責合同終止后遺留問題的處理；
14) 負責收集獲證組織轉機構的信息傳遞至合同評審人員；
15) 負責認證申請、合同的管理；
16) 負責參與本部門職責相關的文件資料（包括作業指導書）和管理記錄的編制、修改和保管；
17) 參加公司部門組織召開的工作會議。
2.7 人資部
1) 負責管理人員的錄用、考評與獎懲及人事檔案的管理工作；
2) 負責專/兼職審核員/審查員、技術專家的錄用、綜合評價、注冊、晉級、年度確認、復查換證及辭退的管理工作；
3) 負責專/兼職審核員/審查員、技術專家專業能力評定的組織及檔案的管理工作；
4) 負責專業能力評定人員、認證決定人員、審核項目管理人員、培訓指導與管理人員的提名及批
準后資格的管理，以及實施過程的監控；
5) 負責公司內部培訓/繼續教育的策劃、組織實施，負責人員培訓檔案的管理；
6) 負責保密管理工作；
7) 負責與本部門職責相關的文件資料（包括作業指導書）和管理記錄的編制、修改和保管。
2.8 行政部
1) 負責公司財務政策和財務管理制度的制訂和實施；
2) 負責審核員費用的預算、核算及發放管理；
3) 負責工商年檢、工商注冊監督管理；
4) 負責財務收支預算、核算、決算、分析和財務監督與財務稅收政策的執行；
5) 負責公司財務檔案的管理，負責公司工商注冊有關文件及公司的財務公章保管和使用；
6) 負責資金劃撥及資金運作的監控及財務管理，并對其財務管理人員進行考核提出聘用意見；
7) 負責按合同收取及清繳認證費用；
8) 負責繳納認可管理費及認證風險基金的管理；
9) 負責審核員審核費用的審核及發放；
10) 負責員工福利、保險、勞資的管理；
11) 負責公司的資產、檔案管理；
12) 負責受理認證過程中的稽查、申訴、投訴。
3. 部門人員崗位職責匯編
3.1 行政部
3.1.1 經理
1) 負責公司辦公室的全面工作；
2) 負責公司外部公關及各種接待安排及管理；
3) 負責公司后勤衛生、安全保衛管理；
4) 負責公司的物資采購計劃編制及采購管理；
5) 負責公司車輛使用、維修、調度、使用管理；
6) 負責公司各種會議的安排及管理；
7) 負責公司公章、證照的使用管理；
8) 負責公司固定資產的使用管理。
3.1.2 檔案室專員
1) 全面負責檔案室的管理工作，掌握檔案室的所有資料及科學管理數據；
2) 確立檔案資料的管理項目，明確檔案資料管理狀態；
3) 記錄好完整檔案資料管理交接程序，以達到歸檔的及時性和完整性；
4) 做好檔案資料的借閱記錄，明確借閱人的簽名、日期交接時間；
5) 協助檔案資料電子版的掃描項目；
6) 具體貫徹檔案室管理制度，明確檔案資料科學管理的重要性和完整性，以提高檔案資料的歸檔質
量；
7) 配合完成掃描資料。
3.1.3 財務負責人（兼會計）
1) 負責財務室的全面工作；
2) 負責參與編制各項財務管理制度；
3) 負責公司財務收支計劃的編制、財務報表的分析、工商年報；
4) 負責與上級有關部門的工作溝通；
5) 負責公司總賬及各種明細賬的記賬及稽核工作；
6) 負責公司網上報稅及工資計算、審核、發放工作；
7) 負責公司固定資產的帳務管理工作。
3.1.4 會計
1) 負責其他資料的上報；
2) 負責印鑒管理；
3) 負責公司的各項憑證管理；
4) 負責費用的審核、上傳及合同的管理；
5) 負責發票的購買、填開、匯總；
6) 協助辦公室對固定資產的清理、核對、年度盤點；
7) 負責各業務點往來帳。
3.1.5 出納
1) 負責公司各項經費的支出與報銷；
2) 對經費的審核；
3) 負責各種賬目登記；
4) 記賬程序及賬目稽核；
5) 現金管理；
6) 負責各種物品的保管；
7) 嚴格履行支票的發放手續；
8) 發票的領取、填開發票、匯總。
3.2 運營部
3.2.1 經理（負責審核）
1) 負責本部門內部管理，組織協調工作；
2) 對認證申請評審人員及認證審核方案管理人員的工作進行檢查；
3) 協助技術部組織審核員培訓學習；
4) 編寫運營部內部工作指導書；
5) 修訂體系審核文件包及審核方案策劃記錄；
6) 參于編寫專業審核作業指導書；
7) 參于公司內部審核及管理評審工作；完成不符合項整改；
8) 參于每年認可評審及監督檢查工作；協助認可評審及專項檢查不符合項整改；
9) 安排認可評審見證審核項目；
10) 安排審核員升級、轉正見證審核工作；對新轉入審核員及時安排初始能力評價及見證審核工作；
11) 對審核組派出給予協調，對審核員的相關要求給予及時答復；
12) 對與審核組長有關的投訴及時溝通解決；
13) 組織審核員工作質量年終考評工作；
14) 每月審核報表；
15) 協調本部門與其它部門工作；
16) 對審核項目提供技術支持；
17) 完成領導交待其它事項。
3.2.2 認證申請評審人員
1) 負責對提交的認證組織的申請資料、合同進行評審；
2) 負責獲證組織轉機構的信息上報及確認工作；
3) 負責本公司合同專用章的保管和使用；
3.2.3 認證審核方案管理人員
1) 審核方案策劃，確定審核人日，專業小類，審核范圍，審核組成員組成；
2) 負責審核計劃的信息上報國家認監委；
3) 確定并下達初審、再認證及監督審核任務書（含資料完整性、有效性、審核人日、審核范圍、專業小類劃分）。根據以下：
a) 認證范圍確定
針對范圍描述不清、不具體、超出資質范圍的情況：根據企業資質等級、營業執照范圍、資質證書范圍確定認證范圍，不盲目擴大也不有意縮小認證范圍。
b) 專業小類的劃分
根據產品的性質（硬件、軟件、服務）、使用材質、工藝流程等進行專業小類的劃分，做到不錯劃、不漏劃。
c) 審核人日的計算
嚴格按要求核實審核人日，有刪減的情況在任務書注明刪減的理由；理由不充分時，不隨意進行人日的刪減。
4) 審核員協調、相關方聯系。協助審核組長準備審核用相關資料，與企業或相關人員就審核時間及
其它要求溝通。（包括審核員的行程、住宿等方面的安排）；
5) 審核項目初審、監督、再認證報表匯總，數據統計；
6) 每月審核排單計劃、審核項目報表進行整理；
7) 對審核組長編制的現場審核計劃進行審批；
8) 協助本部門人員相關工作及其它臨時性工作。
9) 完成領導交待其它事項。
3.2.4 認證審核員
1) 負責完成下達的審核任務；
2) 審核組長收到審核任務書后，負責組織文件審核、現場審核、驗證審核資料等。審核組長根據文
件審核結果進行審核策劃，包括制定審核計劃，并提交受審核方方確認；
3) 審核組成員之間的聯絡、協調、溝通；
4) 審核報告的編寫、不符合報告的關閉、審核檔案的完成；
5) 參加審核員專業知識培訓；
6) 審核員自身專業能力的擴展；
7) 對審核項目的認證有效性負責；
8) 完成公司交待其它事項。
3.2.5 認證審核組長
1) 審核組長接到審核任務后，與受審核方及審核組成員溝通、聯絡確認相關信息；
2) 進行審核策劃準備，填寫認證項目管理流程表；
3) 審核前，審核組長再一次聯絡本組成員，并與受審核方確定，集合、出發的時間、地點；
4) 制訂審核計劃、準備現場審核資料（包括適用的法律法規和準則），并進行文件審核；當審核計劃
發生變更，審核組長必須立即向運營部報告，同時通知本組成員；
5) 審核組長或組員因故不能參加審核，組長至少提前3天通知公司運營部，否則后果由組長承擔；
6) 按審核計劃的安排進行初審（包括第一、二階段審核）、非例行審核、監督、再認證、擴大認證范
圍、結合審核、聯合審核，并對審核工作負全責；
7) 召開審核前的內部溝通預備會議并組織審核前的專業培訓，明確各小組（各成員）分工；請專業
審核員（或技術專家）針對產品（服務）的特點、關鍵過程/活動進行培訓并確定審核要點；告知實習審核員及技術專家相關要求，交待現場審核注意事項等；
8) 向運營部/總經理報告在審核中遇到的重大問題，包括撤離現場；
9) 協調審核組成員之間的關系；
10) 對審核結論負責，嚴禁弄虛作假；
11) 跟蹤不符合項糾正措施的實施情況并進行驗證；
12) 根據審核資料移交記錄表的內容，確保審核資料的完整性；
13) 按規定時間關閉不符合，按期交回審核檔案；
14) 對技術部認證決定審定意見在規定的時間內整改完成，不影響認證決定的輸出。
3.2.6 業務主管
1) 完成市場年度任務目標的分解和考核；
2) 按運營部制訂的市場政策進行業務拓展，市場開拓策劃等；
3) 對下屬業務人員進行指導，培訓，幫扶幫帶工作；
4) 完成運營部分配工作目標；
5) 客戶維護，問題處理；
6) 協助監督，再認證跟蹤人員對項目進行跟蹤；
7) 對本部完成項目進行收費及證書發放管理；
8) 完成領導交待其它事項。
3.2.7 客服主管
1) 負責完成部門工作目標和任務，負責部門工作的總結匯報；
2) 監督、抽查、指導部門人員工作，對部門員工進行業務培訓；
3) 配合財務的月度對帳，負責與財務核對證書收費情況，確保已收費證書才能向客戶發放，確定款
項后發票的發放；
4) 負責處理本部門受理的重大投訴事件，跟蹤相關部門對投訴的處理進度，定期對投訴處理情況進
行統計、分析和報告，負責監督投訴處理質量；
5) 臨時性或專項活動及領導交辦任務。
3.2.8 證書管理員
1) 認證證書制作；
2) 管理證書信息，將發證、暫停、撤銷、變更等信息上報國家認監委；
3) 初步整理擬暫停、撤銷企業名單，交運營部負責人確認；
4) 根據確認名單，執行證書暫停、撤銷手續；
5) 領導及部門主管交辦的臨時性工作；
6) 負責制作年度確認書和監督合格標貼（適用時）；
7) 負責發布暫停、撤銷通知；
8) 負責統計當月監督數據；
9) 負責證書內容的核對；
10) 證書的后期制作及復印。
3.3 人資部
3.3.1 經理
1) 負責本部門內部管理，組織協調工作；
2) 公司專業能力分析評價系統管理；
3) 指導本部門員工的業務工作；
4) 協調本部門與其它部門工作；
5) 負責認證人員專業能力的考核和評審；
6) 組織公司專業人員專業能力評定文件的制定、修訂；
7) 組織認證人員專業能力的考評；
8) 組織認證人員專業能力培訓；
9) 負責審核員資質、轉換機構管理；
3.3.2 認證人員能力評價人員（專業評定管理員）
1) 對審核員、技術專家申報的評定專業資料的符合性進行初始審查；
2) 組織初始審查符合要求的申報專業資料及時進行評審；
3) 將審核員、技術專家申報的專業資料的評審結論及時通告申報者；
4) 對審核員、技術專家評定的專業資格信息及時備案錄入ERP系統；
5) 對審核員、技術專家申報的專業評審數據進行匯總；
6) 參與公司專業人員專業能力評定文件的編制、修訂工作；
7) 對認證人員專業能力進行抽查驗證、考評，并將驗證、考評資料錄入相關人員檔案；
8) 專業人員技術檔案的管理；
9) 審核員專業培訓記錄、考評記錄的備案管理；
10) 審核員轉換機構辦理；
11) 認證專業人員信息變更管理；
12) 與上級認證管理部門的業務聯系及認證信息的上報；
13) 公司人員專業培訓計劃的編制、培訓方案的策劃；
14) 公司人員專業培訓資料、教員的落實；
15) 公司人員專業培訓組織、管理；
16) 公司人員專業培訓考核、考評管理；
17) 公司人員專業培訓記錄存檔管理。
3.4 技術部
3.4.1 認證規則和認證方案制定人員（經理）
1) 組織公司認證規則和認證方案的制定；
2) 組織認證業務新技術方法的應用研究；認證業務范圍拓展、調整的技術研究；
3) 負責認可評審及專項檢查不符合項整改。
3.4.2 認證決定或復核人員
1) 做好本部門的全面管理、組織、調控工作，以及與公司其他部門的溝通協調工作。組織編寫、修訂
有關認證檔案評定、評級等重要作業指導文件；
2) 認證決定或復核人員按相關評定文件對認證檔案進行評定和評級，并對其結果作出符合要求決定，
對最終審定合格檔案呈總經理審批；
3) 對認證檔案的一般爭議和疑難問題作出最終處理或退檔的決定，對特殊的爭議和疑難問題及時向主
管領導匯報并由其做出相應的決定，以最終提交符合相關評定文件要求的檔案；
4) 及時收集審核員及其他部門對認證決定或復核人員和工作人員的意見和反饋；
5) 把握好質量第一與數量、速度、效率關系之間的尺度，提高本部門人員對認證檔案評定工作的事業
心、責任心及技術素質，持續培訓本部門人員的多體系認證檔案及發現問題的能力；
6) 定時定量抽查認證決定或復核人員已評定過的檔案，對檔案評定的質量問題予以評價，對發現的主
要問題，及時提出解決的途徑和辦法；
7) 每月固定與1-2名審核組長進行多種方式溝通，探索改善提高審核檔案的質量問題；
8) 認真做好每年上級部門的例行及專項檢查認證檔案等的周密準備工作和深入細致的迎檢工作，以保
障順利通過檢查；
9) 參與公司的內部審核和管理評審，對涉及本部門的不符合項及時采取相應的糾正措施；
10) 參與公司相關的文件、管理制度等的起草、修訂工作；
11) 采取人性化處理問題的方式方法，及時與各部門、審核員進行平等、友好、真誠、善意的溝通，
妥善解決認證檔案等出現的各種問題；
12) 努力學習認證標準等基本知識，拓展檔案評定和發現問題的能力，提高評定水平；
13) 及時、保質、保量完成上級領導交辦的工作。